Copie d'informations entre entité et tâche avec ProgressionLIVE : bonnes pratiques et cas d'usage

L'un des objectifs principaux de l'adoption d'une solution numérique pour gérer ses opérations est évidemment de gagner en efficacité et donc d'éviter de faire des tâches qui pourraient simplement être automatisées.

Par exemple, la copie d'informations entre les différentes entités peut désormais être automatisée grâce à ProgressionLIVE.

Dans cet article, nous vous présentons quelques cas d'usage fréquemment utilisés chez nos clients que vous pourriez implanter vous-même dans notre nouveau module d'automatisation.

Copier les adresses courriel des contacts de la fiche client 

Est-ce pour vous? : Vos clients ont plusieurs contacts avec des adresses différentes. Vous devez informer plusieurs personnes de l'avancement des travaux par courriel.

Cas d'usage : Marie crée une nouvelle tâche pour un client. Le propriétaire n'est jamais présent sur le lieu des travaux, mais il veut être au courant de l'avancement des travaux. Lors de la création de la tâche, le champ du contact principal (le propriétaire dans ce cas-ci) est automatiquement copié dans la tâche.

Bonnes pratiques : Combiner cette automatisation avec l'automatisation d'envoi de courriel afin de toujours notifier les bonnes personnes.

Vous pouvez entrer plusieurs courriels dans un même champ courriel. Il suffit de les séparer d'une virgule (,). Lors de la copie, toutes les adresses contenues dans le champ seront copiées vers la tâche.

Copier d'informations importantes

Est-ce pour vous? : Vos fiches clients et/ou de ressource humaine contiennent des informations importantes que vous devez partager avec vos employés (par exemple, un code de système d'alarme, un avertissement de chien de garde, une carte de compétence, etc.) 

Cas d'usage : Denis crée une tâche pour le remplacement d'un système d'alarme. Le technicien doit être informé du code actuel pour pouvoir effectuer les travaux. Lors de la création de la tâche, le code du système d'alarme contenu dans la fiche client est copié vers la tâche.

Bonnes pratiques : Grâce à l'application, les techniciens ont accès à la fiche du client. Cependant, lorsque vous voulez vous assurer que l'information est bien visible, il est préférable de la copier vers la tâche.

Copier une note vers la fiche d'un client ou d'un emplacement

Est-ce pour vous? : Vous effectuez souvent des travaux aux mêmes endroits ou chez le même client. Vos techniciens prennent souvent des notes pour les prochaines visites. 

Cas d'usage : Guy vient de terminer les travaux de maintenance dans une unité de condo. Le client l'informe que lors de la prochaine visite il voudrait faire nettoyer son air climatisé. Guy prend en note la demande du client qui sera automatiquement recopiée dans la fiche du client, ainsi lors de la prochaine tâche de visite, l'information pourra alors être recopié vers la tâche. 

Bonnes pratiques : En configurant l'automatisme de manière à ce qu'il copie l'information de la tâche vers la fiche client puis de la fiche client vers la tâche, vous vous assurez de toujours avoir la dernière information à jour. 

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