Envoi de courriel automatisé avec ProgressionLIVE : bonnes pratiques et cas d'usage

L'envoi de courriel automatisé peut être un outil précieux pour les entreprises souhaitant améliorer leur efficacité et leur productivité. Cette solution permet de gagner du temps et d'optimiser la communication avec les clients et les employés.

Dans cet article, nous vous présentons quelques cas d'usage fréquemment utilisés dans les entreprises de services que vous pouvez implanter vous-même dans notre nouveau module d'automatisation.

Nouveauté en date du 20 mars 2024 - Nous avons ajouté des options de déclenchements pour l'envoi de courriel automatisé.

Programmer l'envois pour qu'il se déclenche après un certain temps suivant un changement d’état.

Exemples :

• 24 heures après qu’une tâche ait passée à l'état « Terminée », un courriel est envoyé au client.
• Une semaine après qu’une soumission soit toujours à l’état «Soumission – Envoyé au client», un nouveau courriel est envoyé au client.
• 48 heures après qu’une tâche soit marquée comme “En attente de validation”, envoyer une notification au responsable pour rappel.
  
  

Programmer un envois en se basant sur les données contenues dans une tâche.

Exemples :

• Envoyer un courriel 24 heures avant le rendez-vous d’une tâche.
• Envoyer un courriel 15 minutes avant l’heure de rendez-vous à la ressource humaine assignée à la tâche.

Nouveauté en date du 24 août 2023 - Ajouter du contenu dynamique dans vos envois de courriels et SMS

Vous pouvez désormais ajouter des «variables dynamiques» dans les envois de courriel et SMS de la boutique d’automatisation.

Les «variables dynamiques» peuvent pointer sur différentes entités de vos propriétés de tâche, clients, emplacements et ressources humaines.

Voici ce que ça fait :

Valeurs dynamiques : Ajoutez des «variables» avec des valeurs dynamiques des tâches, clients, emplacements et ressources humaines.

Champs vides ? Pas de problème : Si un champ est vide, mettez une valeur par défaut pour garder le message cohérent.

Mise en forme facile : Mettez du texte en gras, italique, souligné - comme vous voulez. Tout ça pour faire ressortir l'important.

Automatiser l'envoi de la facture ou du bon de travail à la fin des travaux

Est-ce pour vous? : Perdez-vous beaucoup de temps à envoyer vos factures manuellement au client ou en composant chaque courriel individuellement ? Vous aimeriez arrêter de vous casser la tête et que la facture ou le bon de travail s'envoie automatiquement au client à la fin des travaux.

Cas d'usage : Mario se rend chez un client pour réparer un évier qui coule. Il effectue les travaux, note les pièces dans la facture sur son application ProgressionLIVE et entre son temps. Il termine ensuite la tâche, fait signer le client et quitte. Le temps que Mario salue le client et quitte, la facture est dans la boîte courriel du client.

Bonnes pratiques : Vous pouvez configurer l'envoi directement à la fin des travaux ou plutôt à une étape subséquente qui permettrait à un administrateur de valider le contenu avant l'envoi.

Si vous préférez envoyer la facture ou le bon de travail directement à la fin des travaux par l'employé sur la route, il est important de s'assurer que le contenu est finalisé, car une fois le courriel envoyé, il n'est plus possible de faire des modifications.

Notifier vos employés lors d'étapes importantes

Est-ce pour vous? : Les communications internes peuvent être difficiles. Vous avez besoin d'un coordonnateur pour vous assurer que la bonne ressource a la bonne information ? Vous aimeriez que l'information importante en lien avec certains travaux se rende à la bonne personne rapidement ?

Cas d'usage : Stéphanie a complété une soumission, mais elle doit être approuvée par Serge avant d'être envoyée. Stéphanie change l'état de la tâche vers l'étape d'approbation interne et Serge reçoit une notification par courriel pour l'informer qu'il a une nouvelle soumission à approuver.

Bonnes pratiques : Identifiez les informations importantes qui doivent être communiquées à l'interne. Il est primordial de cibler ce qui est VRAIMENT important afin d'éviter de submerger les employés de courriels inutiles.

Soyez clairs dans votre courriel sur la raison de l'envoi et surtout sur les prochaines étapes à suivre (s'il y en a).

Notifier les clients que vous êtes en chemin

Est-ce pour vous? : Vos clients se plaignent de ne jamais savoir quand vos employés seront présents sur les lieux. Vos employés se plaignent que les clients ne sont jamais prêts à les recevoir. Vous aimeriez simplement vous démarquer de la concurrence en offrant un service supérieur.

Cas d'usage : Mario vient de terminer une tâche chez un client, il complète alors la tâche et ouvre la prochaine tâche à son horaire. Il change l'état de celle-ci pour indiquer qu'il est en route. Le client reçoit alors une notification qui l'avertit que le technicien est en route vers chez lui.

Bonnes pratiques : Il peut être difficile d'être précis avec ce genre de notification, évitez de faire des promesses que vous ne pouvez pas garantir (Nous arrivons d'ici 10 minutes par exemple).

Si vous faites des travaux et que le client n'est pas présent sur les lieux, envoyez-lui une notification à chaque étape d'avancement des travaux. Ils auront ainsi un suivi plus serré et ne seront jamais pris au dépourvu.

Envoyer des documents/informations sur les travaux à venir

Est-ce pour vous? : Vos travaux nécessitent que le client remplisse un formulaire, comme une décharge. Vous avez des informations importantes à partager au client pour la préparation des lieux. Vous devez partager des plans ou tout autre document important.

Cas d'usage : Patrick travaille avec de la machinerie lourde. Il doit faire signer une décharge au client pour tous les travaux qui en nécessitent l'utilisation. Lorsqu'une tâche impliquant de la machinerie est planifiée dans l'agenda de l'employé, un courriel contenant le formulaire de décharge est envoyé au client avec les instructions.

Bonnes pratiques : Pour que le document soit envoyé, il doit être ajouté à la tâche. Donc, n'oubliez pas de vérifier le contenu de la tâche avant de passer à l'état déclencheur.

Les courriels ont une capacité maximale pour le poids des pièces jointes, assurez-vous que vos documents ne dépassent pas la limite permise.

Vous pouvez envoyer n'importe quel type de document (Excel, photo, pdf, etc.). Soyez créatifs, par exemple, vous pourriez envoyer des exemples de travaux complétés lors de l'acceptation d'une nouvelle soumission.

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