Pourquoi choisir un logiciel de répartition (dispatch) : 7 avantages

Vous songez à utiliser un logiciel de dispatch pour gérer vos employés sur la route? Vous vous demandez quels sont les avantages d’une solution de répartition? Avant d’entrer dans les détails, sachez qu’un logiciel de répartition va grandement améliorer la productivité de votre entreprise!

Nous allons vous présenter ce qu’est un logiciel de répartition et vous montrer les bénéfices que celui-ci peut avoir sur plusieurs volets de vos opérations. Si vous êtes plutôt du type visuel, nous organisons fréquemment des démonstrations de notre logiciel de répartition sous forme de vidéoconférences en direct.

Qu'est-ce qu'un logiciel de répartition?

Un logiciel de répartition (ou dispatch) est un outil qu’on retrouve souvent sous forme d’application nuagique accessible sur ordinateur, tablette et mobile. Il permet de mettre en connexion les coordinateurs/gestionnaires et les techniciens sur le terrain. 

L’un des principaux objectifs du logiciel est de numériser (bye-bye le papier!) et centraliser les demandes des clients, les factures, les feuilles de temps, les déplacements des techniciens et bien plus.Toutes ces informations sont accessibles en temps réel et au même endroit : votre logiciel de répartition. Le logiciel s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise et vous permet d’économiser énormément de temps ($$$) tout en évitant les casse-têtes ou les oublis liés à la gestion d’une équipe. En résumé, le logiciel de répartition vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos opérations comme si vous y étiez, mais à distance! 

Le logiciel de répartition offert par ProgressionLIVE inclut les fonctionnalités suivantes :

• Planification et répartition
• Gestion des appels
• Feuilles de temps
• Géocodage des tâches
• Suivi GPS des employés sur la route
• Notifications par SMS
• Bons de travail et soumissions électroniques
• Intégration comptable
• Facturation mobile
• Signature électronique
• Photo des travaux sur place
• Application de pointage (punch) mobile
• Sondages de satisfaction client

Qui peut utiliser un logiciel de répartition?

À la base, un logiciel de répartition est un outil avantageux pour toutes les entreprises de services qui ont des employés sur la route et pour les entreprises de livraison. La solution peut être utilisée dans tous les domaines et secteurs d’activités. De plus, elle n’est pas limitée aux grandes entreprises, mais est aussi accessible pour les PME. 

Une fois intégré à votre processus de travail, le logiciel de dispatch est utilisé autant par les gestionnaires derrière le bureau que par les employés sur le terrain. 

Quels sont les coûts approximatifs d'un logiciel de répartition

Nous recevons fréquemment cette question, mais en réalité, cela dépend des besoins de votre entreprise! En effet, la solution de répartition s'adapte à ceux-ci. Nous ne pouvons pas parler pour tous les logiciels de répartition sur le marché, mais chez ProgressionLIVE, la version Pro commence à 199,99$ par mois (et les trois premiers mois sont gratuits). Ensuite, différents modules peuvent être ajoutés à votre forfait pour résoudre tous vos défis de gestion. Tous les forfaits incluent un support illimité et bilingue. 

Voici les 7 avantages qui vont vous convaincre d’utiliser un logiciel de dispatch.

1: Gérer les problématiques de répartition

Vous n’en pouvez plus de gérer manuellement vos nombreux bons de travail en version papier? Ceux-ci s’égarent mystérieusement, sont oubliés sur les lieux de travail et cela crée du retard dans la facturation?  En effet, l’erreur est humaine. Cependant, avec un logiciel de répartition comme ProgressionLIVE, tous les bons de travail sont numérisés et accessibles sur les téléphones mobiles des employés… fini les tracas!

Évidemment, il n’est pas toujours simple de gérer une équipe de plusieurs techniciens, qui doivent effectuer plusieurs tâches auprès de plusieurs clients. De plus, ces tâches doivent être évaluées, effectuées et payées en respectant des délais et des contraintes. Toutes les entreprises de service sur le terrain font face à ces défis de répartition. 

Tout d’abord, le logiciel de répartition vous aide à avoir une vue d’ensemble claire sur tous ces éléments. Ensuite, il vous donne les outils nécessaires pour réaliser toutes les tâches de gestion associées à votre entreprise de manière simple et efficace. 

Finalement, les freins ou les contraintes administratives étant éliminés, votre entreprise peut mettre tous ses efforts au même endroit : offrir des services de qualité et satisfaire vos clients!

2: Sauver des coûts

La simplification des méthodes de travail et une meilleure organisation des tâches permettent d’éviter des déplacements inutiles par les techniciens et de réduire les communications (temps d’appels, nombre de courriels, etc.). De plus, puisque toutes les tâches quotidiennes des techniciens (facturation, feuille de temps, etc.) sont effectuées plus rapidement qu'auparavant, ceux-ci peuvent s’occuper de plus de clients en moins de temps! 

En prime, la numérisation des documents vous permet d’éviter tous les coûts reliés au papier et d’opérer une entreprise plus écologique. 

3: Agir en temps réel

Vous le savez, toutes les entreprises de service sur le terrain font face à des imprévus. Petits ou gros, la meilleure façon de réagir à ces imprévus est le plus rapidement possible. En ayant une vue d’ensemble complète sur vos opérations, la localisation de vos employés, la progression de vos tâches, la satisfaction de vos clients et encore plus, aucun imprévu ne pourra passer inaperçu!

L’utilisation d’un logiciel de répartition vous permet d’être prêt à toutes éventualités et d’agir en temps réel face à celles-ci. La tranquillité d’esprit générée par le fait de ne rien manquer et d’être en mesure d'agir rapidement dans toutes les circonstances est bénéfique pour les gestionnaires, mais aussi pour les employés sur la route.

Pour ce qui est des bons de travail, toutes les modifications (début, mise à jour, note ou complétion de la tâche) faites par les employés entrent en temps réel dans le système informatique.

4: Gérer les employés sur la route

Que vous opériez dans le domaine de la livraison ou dans les services terrain, gérer une flotte de plusieurs véhicules peut vite devenir un casse-tête. Où sont-ils? Quelles tâches ou livraisons sont complétées? Prennent-ils les itinéraires optimaux? Grâce aux fonctionnalités de suivi GPS et de géolocalisation, vous avez réponse à toutes ces questions en temps réel!

Une gestion optimale de vos effectifs sur la route est un des éléments les plus importants pour augmenter la productivité globale de votre entreprise. Recevez automatiquement des notifications quand des tâches sont accomplies ou quand des équipements sont rendus du point A au point B. Comme mentionné précédemment, l’optimisation des déplacements sauve également beaucoup de temps et d’argent!

En mode planification, modifiez, annulez ou ajoutez des tâches en temps réel selon ce que vous voyez sur le portrait GPS de vos activités de la journée. Par exemple, si vous voyez qu’une équipe est beaucoup plus avancée dans son itinéraire que ce qui était prévu, ajoutez-lui une tâche pour optimiser votre productivité!

En plus du suivi en temps réel, l’historique des déplacements et des tâches complétées est enregistré chaque jour. Vous pouvez utiliser cette précieuse information pour optimiser vos prochaines opérations, pour valider des faits passés ou pour vérifier l’exactitude des feuilles de temps. 

Le logiciel de répartition offre également des fonctionnalités qui amélioreront la qualité de vie des employés. Ces derniers sont en mesure de recevoir en temps réel des bons de travail électroniques, des nouvelles directives ou itinéraires, des photos et plus!

5: Optimiser la gestion des feuilles de temps des employés 

En ce qui concerne la gestion des feuilles de temps de vos employés, le mot d’ordre est simplicité. Voici une autre tâche de gestion qui peut s’avérer complexe quand elle ne devrait pas l’être! Avec une solution de répartition, vos employés sur la route font leurs entrées de temps directement sur leur téléphone. De votre côté, vous recevez ces informations en temps réel sur une interface web de gestion des feuilles de temps. Toute l’information est au même endroit et facile à consulter. 

Le logiciel de répartition est également en mesure d’enregistrer automatiquement le temps de vos employés en fonction des étapes parcourues sur leur bon de travail. Bref, vous serez en mesure de calculer avec exactitude les temps de déplacement, les temps de travail sur des tâches précises et les temps de pause de vos employés.

Vos employés ont accès à une application de punch mobile qui fonctionne comme un horodateur. Cela vous permet de voir rapidement le temps facturable aux clients, sans avoir de calculs supplémentaires à faire. Aussi, ils ont accès aux heures qu’ils ont effectuées dans la semaine directement sur leur mobile. Ils peuvent donc corriger leurs entrées de temps au besoin. 

6: Effectuer la facturation électronique en temps réel

Dans votre gestionnaire de tâches, chaque tâche comprend un onglet facture qui vous permet de la valider en temps réel. Une fois la facturation mobile validée par vous et par le client, vous êtes en mesure de facturer officiellement les travaux. Vous économiserez énormément de temps, puisqu’il n’y a aucun délai entre la réalisation du bon de travail et la facturation. 

Pour des résultats optimaux, associez votre logiciel comptable à votre logiciel de répartition. (Acomba, Sage50 et QBO) De cette manière, les travaux validés seront automatiquement facturés à votre client sans avoir à tout retranscrire dans votre système comptable.

Votre facture ou votre bon de travail ont besoin d’une signature? Utilisez la fonctionnalité de signature électronique directement sur place!

7: Attirer des clients

Lors de vos pitchs de vente, il est primordial de mentionner tous les avantages que votre logiciel de répartition entraîne dans l’action de faire affaire avec vous! Sans surprise, le bouche-à-oreille est très puissant dans le domaine du service. La satisfaction de vos clients ne passera donc pas inaperçue! 

En plus, un module du logiciel de répartition vous permet d’envoyer de courts sondages de satisfaction à vos clients. Vous pouvez utiliser les réponses à ces sondages de plusieurs manières! Par exemple, en affichant les commentaires positifs directement sur votre site web et en utilisant les commentaires constructifs pour perfectionner vos services. 

Prochaine étape

Beaucoup d’informations ont été mentionnées dans ce texte, mais il est difficile de présenter la totalité des avantages d’un logiciel de répartition de manière générale, car les plus grands avantages sont ceux qui répondent aux besoins spécifiques à votre entreprise!

Pour découvrir de manière plus concrète comment une solution de dispatch peut être bénéfique à votre entreprise, différentes options s’offrent à vous :

• Contactez-nous par téléphone ou par courriel
• Participez à une de nos démonstrations live
• Demandez un essai gratuit de 14 jours et testez par vous-même

Au plaisir, l’équipe de ProgressionLIVE.