Nous avons reçu de nombreux commentaires sur la version Beta de ProgressionPRO, un grand merci à tous ceux et celles qui nous ont aidés à améliorer ce produit! Aujourd’hui, nous sommes en mesure de vous livrer un produit 100% autonome, prêt à l’emploi dès son activation.
L’objectif avoué derrière cette version “simplifiée” de ProgressionLIVE est de faciliter et accélérer votre virage numérique. ProgressionPRO est désormais un produit à part entière qui s’adresse d’abord aux plus petites entreprises, même si votre entreprise de service ne compte qu’un seul véhicule.
En résumé, ProgressionPRO est l’outil de gestion et de répartition des appels de service (dispatch) qui peut être mis en place en moins d'une journée.
Bien que l’outil soit simple à démarrer et déjà préconfiguré pour la plupart des besoins des petites entreprises, son utilisation au quotidien vous demandera quand même des changements dans certaines habitudes. Nous avons donc détaillé ci-bas 5 trucs qui pourront aider à la croissance de votre entreprise, peu importe sa taille.
1 - Entrez les informations au fur et à mesure
Bien qu’un système de gestion des opérations permette d’optimiser et de simplifier de nombreux aspects de l’entreprise, ce dernier va toujours utiliser seulement les données dont il dispose. Il est par conséquent important de vous discipliner et de vous assurer d'entrer au fur et à mesure toutes les informations pertinentes :
- En signifiant dans l’application quand une tâche est débutée et quand elle est terminée
- Non seulement cela permet de notifier au client que vous êtes en route (si son numéro de cellulaire est inscrit au dossier pour les SMS), mais si une autre personne au bureau s’occupe de la répartition, elle saura rapidement si la journée se déroule bien ou si des retards sont à prévoir (pour cause d’une réparation plus longue par exemple).
- En complétant les bons de travail à la fin de chaque tâche, pas à la fin de la journée.
- En sachant au fur et à mesure ce qui est complété, cela permet de générer la facture plus rapidement, et ainsi d’être payé plus rapidement.
- En ajoutant les pièces et tout surplus à facturer directement dans le bon de travail avec la fiche qui se synchronisera avec QuickBooks Online afin de facturer immédiatement à la fin des travaux.
- Si vous ajoutez simplement les pièces en notes internes sur le bon de travail numérique, l’opération sera à refaire en double au moment de créer la facture, ce qui rajoute du temps de gestion, tout en augmentant les risques d’erreur.
2- Ne perdez plus de temps à négocier avec la documentation en photos
Les imprévus arrivent sans cesse, surtout lors des appels de service dans une rénovation ou un entretien. Cela est normal; le client n’est pas un expert dans votre domaine et certaines choses ne se voient que lorsqu’on enlève le couvercle. Souvent, un imprévu entraîne aussi une négociation pour le surplus de travail et/ou de pièces qui en résulte.
C’est pourquoi ProgressionPRO permet la prise de photos qui peuvent être associées à la tâche directement dans l’application. Il devient ainsi facile et rapide de documenter tout ce qui a été fait, et surtout pourquoi. Cela est doublement utile si ce n’est pas le technicien qui doit négocier avec le client. Chaque étape ou action pourra être justifiée sur le bon de travail électronique avec les photos et sera approuvé par le client lors de la signature électronique avant que le technicien quitte les lieux.
3- Ajustez le «dispatch» en cours de journée sans courir après les employés
Une tâche qui prend plus de temps que prévu (ou moins) bloque ou libère du temps dans la journée. De plus, certains appels deviennent plus urgents que d’autres (par exemple une fuite d’eau). Vous avez ici la possibilité d’ajuster en cours de route et de revoir qui fera quoi afin d'être optimal chaque jour. Chaque employé sera à jour en temps réel et n’a alors qu’à consulter l’application mobile pour savoir quelle sera la prochaine étape ou tâche a effectuer.
Plus besoin de courir après par téléphone ou de se demander s’il a bien reçu le message. Si une tâche est reportée ou même retirée, elle n’apparaît tout simplement plus à l’écran. Cela à l’avantage d’éviter des erreurs dues à une mauvaise communication.
De plus, avec les notifications par SMS intégrées, le client n'a pas à poireauter à vous attendre parce que le client précédent avait des travaux imprévus sur la toiture.
4- Gardez des notes et un historique disponibles pour les clients récurrents
Certains de vos clients ont un système particulier qui demande un certain type de pièce ou un outil spécialisé? Il y a un chien (pas toujours attaché) à surveiller dans la cour? Avoir des notes sur chaque client dans le système devient alors très utile lors de la visite suivante, qu'elle soit faite par le même technicien ou par un petit nouveau. Avoir ces notes sur le client à portée d’écran fait en sorte que l'on saura à quoi s'attendre et cela réduira les déplacements inutiles ou les oublis.
Bien sûr, pour que cela fonctionne, il faut d’abord que ces informations soient entrées dans le système (point no.1). Lorsque vous prendrez cette habitude, non seulement vous finirez par faire gagner du temps à tout le monde, mais ça évitera les mauvaises surprises qui sont souvent frustrantes une fois sur place.
5 - Créez une expérience client haut de gamme
La plupart des clients qui vous contactent ont l’une des 3 questions suivantes: Quel prix? Quel prix? Ou encore… Quel prix? La gestion des devis est donc essentielle à la croissance de n’importe quelle entreprise de services.
ProgressionPRO permet de créer des devis/soumissions rapidement et de les envoyer par courriel. Qu’elle soit acceptée ou non, celle-ci demeure dans le système (si un client appelle souvent, mais ne vous accorde jamais le contrat, c’est bon à savoir, autant que pour celui qui vous accorde toujours le contrat). Ce devis servira aussi de base à la facture, ce qui une fois de plus, vous fera gagner du temps, tout en évitant oublis ou erreurs.
Comme vous pouvez le constater, commencer à utiliser un système de gestion des tâches clé en main comme ProgressionPRO demandera certaines adaptations dans vos façons de travailler. Mais ces quelques ajustements quotidiens, avec une rigueur minimale, peuvent apporter de grands résultats dans l’avancement de votre entreprise.
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