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La gestion des clients comprend 11 onglets.
Table des matières
A. Onglet d'identification
1. No de client
Le numéro de client est constitué de 10 caractères alphanumériques.
2. Adresse de facturation
Compléter les informations de l'adresse de facturation. Le programme effectuera la validation de l'adresse.
3. Adresse de cueillette
L'adresse de cueillette entrée est celle qui sera inscrite par défaut lors de la prise d'appel.
4. Aucun appel permis
Cocher cette case si vous désirez que le compte du client soit bloqué à la prise d'appel.
5. Pas de répartition pour ce client
Cocher cette case si les appels créés pour ce client ne doivent pas apparaître à la répartition.
6. Transfert des bons originaux au client
Cocher cette case si vous désirez avoir un message lors de la confirmation des bons pour les conserver (dans le but des envoyer au client).
7. Suivi spécial par courriel
Cocher cette case si vous désirez qu'un courriel soit envoyé à l'adresse indiqué à chaque fois qu'un appel est créé pour ce client.
8. Bon de livraison par courriel sur appel
Cocher cette option si vous désirez que le bon de livraison soit envoyé à l'adresse indiquée lors d'une prise d'appel dans ProgressionExpress. Si aucune adresse courriel n'est entrée, elle sera demandée lors de la prise d'appel et conservée par contact.
9. Bon de livraison par fax via courriel
Cocher cette option si vous désirez que le bon de livraison soit envoyé à l'adresse indiquée lors d'une prise d'appel dans ProgressionExpress. Si aucune adresse courriel n'est entrée, elle sera demandée lors de la prise d'appel et conservée par contact. Nous utilisons le logiciel PrestoFax pour l'envoi du fax au client.
10. Facturation - par appel
Cocher cette case si vous désirez qu'une facture soit créée pour chaque bon de livraison confirmé.
11. Facturation - exempt charge minimum
Cocher cette case si vous ne désirez pas que la charge minimum (entrée dans "Gestion contrôle") soit appliquée à ce client.
12. Facturation - Ajouter frais de poste à la facture
Cocher cette case si vous désirez que la charge de frais postaux (entrée dans la "Gestion contrôle") soit appliquée à ce client si la facture est envoyée par la poste.
13. Facturation - Imprimer zone de livraison UPS sur la facture.
Cocher cette case si vous voulez imprimer la zone de livraison UPS sur la facture.
14. Facturation - Lien pour les documents dans le message
Cocher cette case si les factures envoyées au client sont trop volumineuses.
15. Facturation - Imprimer bon de livraison avec la facture
Cocher cette case si vous voulez imprimer le bon de livraison avec la facture.
16. Facturation - Imprimer bon de livraison avec la facture
Cocher cette case si vous voulez imprimer les document numérisés avec la facture.
17. Facturation - Fusionner les factures envoyées par courriel
Le client regroupé est celui à qui est facturé les bons de tous les autres clients qui ont le compte regroupé. Entrer si tel est le cas le numéro du client regroupé.
18. Facturation - Saut de page par référence sur facture
Cochez cette option si vous désirez effectué un saut de page à chaque changement de référence.
19. Facturation - Imprimer sommaire par référence
Cochez cette option si vous désirez imprimer une page avec les totaux pour chaque références.
20. Numéro du vendeur
Entrer le numéro de représentant s'il y a lieu.
21. Compte Externe
Entrer le no. de compte externe si vous avez un système de comptabilité externe (ex: Acomba).
22. Compte EDI
Entrer le no. de compte EDI si vous avez cette option.
23. Escompte de volume sur facture
Vous pouvez calculer un escompte de facture selon les critères entrés dans ce tableau.
24. Limite de crédit
Entrer, s'il y a lieu, la limite de crédit du client. Un message sera affiché lors de la prise d'appel si le client dépasse sa limite de crédit sans empêcher de prendre l'appel.
25. Code d'intérêt
Mettre 1 si vous désirez qu'un calcul des intérêts soit ajouté à l'état de compte du client pour les factures passé dues.
26. Code de facturation
Choisir la fréquence de facturation pour ce client.
27. % et montant P.S.L.
Entrer le pourcentage et montant de P.S.L. s'ils diffèrent de ceux entrés dans la gestion contrôle.
28. % Ajustement tarifaire
Entrer un % d'ajustement tarifaire qui sera ajouté lors de la création de la facture. Le % est calculé sur le sous-total de la facture.
29. Code d'essence
Entrer le code d'essence si vous désirez un taux de surcharge d'essence spécifique pour ce client.
30. Code d'essence - Exempt
Cocher cette case si vous ne désirez pas de calcul de surcharge d'essence pour tous les appels de ce client.
31. Code d'essence - Montant de base
Cocher cette case si vous désirez que la surcharge d'essence s'applique seulement sur le montant de base pour tous les appels de ce client.
32. Aller/retour - facteur multiplicateur
Par défaut, le montant de l'appel est doublé lors d'une aller/retour. Si le facteur est différent pour le client, l'entrer dans ce champ.
33. Route - % frais administration
Si le module des routes est utilisé pour ce client, on peut ajouter des frais d'administration lors de la facturation. Le % est calculé sur le sous-total de la facture.
34. Taxable (TPS, TVP et TVH)
Par défaut, laisser les valeurs à Oui, sauf s'il s'agit d'un client qui est exempt des calculs de taxes (par exemple un autre transporteur).
35. État de compte
Cliquer sur Oui si vous désirez qu'un état de compte soit généré lors de l'impression des états de compte et indiquer le format de l'envoi.
36. Format de la facture
Indiquer le format de la facture, soit complet pour toutes les informations de l'appel ou abrégé pour une ligne par appel.
37. État de compte envoyé par
Indiquer le mode d'envoi de l'état de compte. Si l'option par courriel est sélectionnée, l'adresse courriel est obligatoire dans la section de l'adresse de facturation.
38. Facture envoyée par
Indiquer le mode d'envoi de la facture. Si l'option par courriel est sélectionnée, l'adresse courriel est obligatoire dans la section de l'adresse de facturation.
39. Remarques
Les informations entrées dans ce champ seront affichées lors de l'interrogation du client et lors des encaissements.
40. Notes
Les informations entrées dans ce champ sont visibles seulement dans cette gestion.
B. Onglet Paramètres
Si vous n'entrez aucun service, le programme demandera le service lors de la création des appels, sinon il indiquera le service entré dans ce champ par défaut.
2. Code de langue
Entrer le code de langue du client pour l'impression des factures.
3. Type de colis
Entrer le type de colis par défaut lors de la prise d'appel.
4. Type de paiement
Entrer le type de paiement par défaut lors de la prise d'appel.
5. Service LTL si maximum
Si des valeurs sont entrées dans ces champs, le programme vous proposera de changer de service si les maximums sont atteints.
6. Entrée des heures travaillées
Si vous avez cette fonction (module en option de ProgressionExpress), entrer le no. de service et code d'autres charges pour la facturation des heures travaillées.
7. Autres charges
Entrer la description et le montant des autres charges qui seront automatiquement ajoutés à tous les appels entrés.
8. Carte de crédit (à titre informatif seulement)
Entrer les informations de la carte de crédit du client.
9. Instructions spéciales
Entrer, s'il y a lieu, les instructions spéciales à ajouter à tous les appels créés pour ce client. Ces informations sont affichées aux sous-traitants et peuvent être imprimées sur les factures.
10. Remarques (adresses de livraisons)
Entrer, s'il y a lieu, les informations de livraison qui seront affichées lors de la prise d'appel. Ces informations sont visibles seulement dans la prise d'appel à l'interne.
11. G/L
Si vous désirez que les revenus de ce client soient cumulés dans des numéros de G/L différents, les indiquer dans cette section.
12. Heures d'ouverture
Vous pouvez indiquer dans cette section les heures d'ouverture du client. Ces informations seront disponibles lors de la prise d'appel et à la répartition.
13. Livraisons multiples
Cocher cette case si on désire que la prise d'appel affiche des livraisons multiples lors de chaque prise d'appel.
14. Aller/Retour
Cocher cette case pour proposer un aller/retour à chaque appel.
15. Calcul du prix automatique (coché par défaut)
Cocher cette case pour que le programme calcul le prix de la livraison en temps réel.
16. Contact cueillette requis
Cocher cette case pour obliger le contact de cueillette lors de la prise d'appel.
17. Contact livraison requis
Cocher cette case pour obliger le contact de livraison lors de la prise d'appel.
18. Bon de livraison requis
Cocher cette case pour obliger la saisie du no. de bon de livraison lors de la prise d'appel.
19. Gérer les retards
Cocher cette option si vous désirez que le répartiteur soit obligé de justifier les retards sur les livraisons (dépassement des délais) et qu'un rapport des dépassement des délais soit produit par la suite.
20. Code de sécurité obligatiore
Cocher cette option si le client oblige le code de sécurité pour les sous-traitants.
21. Camion requis
Cochez cette case si ce client requière une livraison par camion.
22. Matière dangereuses par défaut
Cochez cette case si ce client inclus des matières dangereuses par défaut.
23. Signature requise
Cocher cette option si on veut obliger la signature lors de la livraison.
24. Livraison résidentielle par défaut
Cochez cette case si ce client reçoit des livraisons résidentielles par défaut.
25. Colis surdimensionnés par défaut
Cochez cette option si les services de ce client sont des colis surdimensionnés par défaut.
26. Manutention supplémentaire par défaut
Cochez cette case si ce client requièrent une manutention supplémentaire par défaut.
27. Hayon hydraulique
Cochez cette option si ce client requiert l'utilisation d'un hayon hydrolique
28. Toilage requis
Cochez cette case si le client requiert un toilage.
29. Laissez dans boite aux lettres si pas de réponse par défaut
Cochez cette case si vous devez laissez le colis dans la boite au lettre par défaut si le client ne répond pas.
30. Signature non requise
Cocher cette option si on veut ignorer la signature lors de la livraison.
31.Scan d'entrepôt
Cocher cette option si la gestion d'entrepôt est effectuée pour ce client.
32. Consolidé sur manifeste (pour le mode transport seulement)
Cocher cette option pour consolider les appels à un même adresse lors de l'impression des manifestes de livraisons.
33. Actif 24h/24h sur Internet
Cocher cette option si le client est actif 24 heures sur 24 pour la prise d'appel Internet. Le programme ne tiendra pas compte des heures d'ouverture si cette option est cochée.
34. Appliquer escompte sur autre livraison
Cocher cette case pour que le programme conserve l'escompte de l'appel précédent lors de la sélection d'une autre livraison dans la prise d'appel.
35. Conserver les adresses sans contact
Cocher cette option si vous ne désirez pas conserver les noms des contacts dans les adresses de cueillette et livraison.
36. Conserver les adresses sans référence
Cocher cette option si vous ne désirez pas conserver les nos. de référence dans les adresses de cueillette et livraison.
37.Conserver les adresses sans extension téléphonique
Cocher cette option si vous ne désirez pas conserver les nos. d'extension téléphoniques dans les adresses de cueillette et livraison.
38. Conserver les remarques sur adresses de livraisons
Cocher cette option si vous ne désirez pas conserver les remarques sur les adresses de cueillette et livraison.
39. Mise à jour des adresses
Sélectionner le mode de conservation des adresses pour ce client.
40. Confirmation de la cueillette par courriel
Envoie un courriel pour confirmer la cueillette du colis.
41. Montant à percevoir
Entrer le montant à percevoir par défaut lors de la prise d'appel.
42. Valeur déclarée
Entrer le montant de valeur déclarée par défaut lors de la prise d'appel.
43. Regroupement pour recherche
Entrer un code de regroupement pour les recherches et impression de certaines listes.
44. Gestion des numéros de référence
Entrer les règles de fonctionnement pour la saisie des référence des clients.
C. Onglet des services
Cet onglet permet de définir les services et grilles de prix qui seront accessibles au client.
1. Zone
La zone affichée lors de l'ajout d'un service est celle du client par défaut et elle peut être modifiée.
2. G/L
Entrer le no. de G/L de revenu que vous désirez utiliser pour le service s'il y a lieu.
3. Essence
Entrer le code d'essence que vous voulez utiliser s'il diffère de ceux par défaut.
4. Exempt
Cocher cette case si vous désirez que ce service pour ce client soit exempt du calcul de surcharge d'essence.
5. Base
Cocher cette case si vous désirez que le calcul de la surcharge d'essence soit effectué seulement sur le montant de base.
6. Escompte
Entrer le % d'escompte à calculer sur l'appel et indiquer sur quel montant l'effectuer.
7. A/R Multiplicateur
Par défaut, le montant de l'appel est doublé lors d'un aller/retour. Si le facteur est différent pour le client et pour ce service, l'entrer dans ce champ.
8. Grilles de prix
Entrer les nos de grilles de prix qui s'appliquent au client.
9. Commission au sous-traitant
On peut forcer un montant ou taux de commission spécifique pour le service et le client. Si on entre une valeur, elle sera prioritaire.
D. Onglet des spéciaux
On peut créer des prix spéciaux (qui seront pris en compte sans égard aux grilles de prix) pour un service, un zone ou une adresse précise.
Le spécial s'applique seulement si l'adresse de cueillette est celle inscrite dans l'onglet 1 de la gestion des clients.
Pour entrer une adresse, cliquer sur le bouton d'entrée d'une adresse.
On peut copier les spéciaux d'un client à u autre.
Commission au sous-traitant
On peut forcer un montant ou taux de commission spécifique pour le spécial. Si on entre une valeur, elle sera prioritaire.
E. Onglet Cubage
On peut modifier le calcul du cubage par défaut. Il peut être modifié pour un service, une zone ou une adresse de livraison.
F. Onglet Téléphones
Cet onglet contient les numéros de téléphones qui ont été entrés lors de la prise d'appel. On peut en ajouter ou en détruire à partir de cet onglet.
G. Onglet Contacts
Cet onglet contient les noms de contacts qui ont été entrés lors de la prise d'appel. On peut en ajouter ou en détruire à partir de cet onglet.
H. Onglet Cueillettes
Cet onglet contient les adresses de cueillettes entrées lors de la prise d'appel. On peut effacer les adresses par cet onglet.
I. Onglet Livraisons
Cet onglet contient les adresses de livraisons entrées lors de la prise d'appel. On peut effacer les adresses par cet onglet.
J. Onglet Internet
Cet onglet contient tous les comptes internet créés pour ce client. On peut faire la gestion des comptes internet par cet onglet.
K. Onglet Booking
Cet onglet permet de spécifier les informations de booking pour ce client.
L. Onglet Documents
Cet onglet permet de spécifier un répertoire pour les documents du client. Une fois le répertoire spécifié, les documents sont accessibles par un double-clique sur les documents.
