7 critères à considérer dans le choix d'un outil de gestion

Sélectionner un logiciel de gestion d’entreprise (CRM, ERP, gestion des appels de service, logiciel de répartition, gestion des bons de travail, etc.) est une décision importante. Il est donc primordial de faire le bon choix. Trop souvent, par manque de temps, nous analysons une ou deux solutions dont nous avons déjà entendu parler, sans faire une véritable analyse. Mais est-ce que ces logiciels ou applications mobiles sont les mieux adaptés à la réalité de votre entreprise?

Dans cet article, nous vous présentons 7 critères importants à considérer dans le choix de votre logiciel de gestion d’entreprise. Dans quelques minutes, vous saurez comment choisir la bonne solution, la mieux adaptée pour votre compagnie!

1- Explorer toutes les options

Le meilleur système de gestion sera celui offrant une solution couvrant tous les aspects importants pour VOTRE entreprise. Il sera convivial et facile d'adoption autant pour vos employés terrains (qui ne sont pas tous au même niveau technologiquement), que pour vos gestionnaires. 

Pour une entreprise de services sur la route (HVAC, plomberie, etc.), des fonctionnalités mobiles avancées et couvrant l’ensemble de vos processus pourra faire une différence, tant pour l'adoption de la solutions retenue, que sur les gains en productivité. Notons par exemple:

• Suivi administratif
• Gestion des soumissions
• Mises à jour des tâches et de la répartition
• Gestion du temps et pointage mobile
• Suivis automatisés aux clients
• Gestion des équipements et des appels urgents
• Optimisation des routes
• Efficacité et rapidité de la facturation
• etc.

En délimitant bien les options et les fonctionnalités qui sont nécessaires, versus les «nice to have», vous saurez rapidement quels sont les produits offerts qui pourront faire une réelle différence et non pas seulement déplacer un problème. 

2 - Déterminer d'avance les critères importants

Il existe de nombreux facteurs qui peuvent déterminer quelle solution de gestion sera la mieux adaptée aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Voici les principaux éléments à évaluer quand vous allez comparer les différentes solutions retenues:

• Expérience du fournisseur de votre secteur d’activité
• Architecture, évolutivité et capacité d’adaptation de la plate-forme
• Feuille de route du produit, intégration et fonctionnalité
• Processus de mise en œuvre et support lors de l’implantation
• Formation et support aux usagers
• Satisfaction des clients existants
• Coût global de la solution

Selon les ressources que vous avez à l'interne et les défis que vous devez relever à court, moyen et long terme, vous pourrez ainsi classifier chaque offre de service et faire un choix plus éclairé. 

3 - Poser les bonnes questions

Lors de l'évaluation d'un fournisseur potentiel, tenez compte de la formation et du soutien continu offerts; si des équipes de support et de succès client sont disponibles pour vous aider en cas de problème; si des webinaires, des vidéos, de la documentation en ligne et d'autres ressources sont facilement accessibles aux clients et surtout à quel prix. Les principaux fournisseurs de logiciels de gestion d'entreprise de service (comme Progression Live!) offriront tout ce qui précède sans frais pour vous.

• Quelle taille d'entreprise utilise généralement votre logiciel?
• Votre entreprise propose-t-elle une formation continue et à quel prix?
• Proposez-vous des vidéos de formation et des webinaires? À quelle fréquence?
• Votre entreprise dispose-t-elle de son propre personnel de support interne?
• Une assistance en direct est-elle disponible par téléphone?
• Quel est le délai d'exécution typique pour les tickets et demandes d'aide?
• Tous les utilisateurs auront-ils accès à un système d'aide en ligne?
• Le guide utilisateur et les autres documents sont-ils tenus à jour?

4 - Les clients actuels sont-ils satisfaits?

L'expérience d’autres entreprises comme la vôtre qui utilisent déjà l’application est un autre facteur clé pour le choix d'un système de gestion d'entreprise. Assurez-vous de confirmer que le fournisseur que vous envisagez possède des antécédents de clients satisfaits et un historique ou il a réussi à aider les entreprises à croître et à prospérer.

Commencez par visiter le site Web du fournisseur pour consulter les logos de ses clients. Si bon nombre des meilleures organisations dans l'industrie sont présentes dans la liste de leurs clients, c'est une bonne indication qu'ils offrent une solution solide en laquelle vous pouvez avoir confiance. Vérifiez les études de cas fréquemment publiées en ligne, elles sont utiles pour évaluer l'expérience client et comprendre comment le logiciel a aidé d'autres entreprises et les façons dont il pourrait profiter à la vôtre.

5 - Passer en revue le processus d'implantation

Un bon logiciel de gestion d’entreprise de services a le potentiel de transformer votre entreprise, à condition que celui-ci soit bien implanté et que vous puissiez compter sur des humains compétents pour vous accompagner dans sa mise en place. Votre réussite dans la mise en œuvre et l’utilisation quotidienne du logiciel de gestion choisi dépend fortement de l’approche et de la capacité de votre fournisseur à intégrer de nouveaux clients.

Lorsque vous comparez les fournisseurs, assurez-vous de prendre en compte leur processus d’implantation et l'expérience des personnes responsables de la formation et du soutien de votre équipe. Lorsque la mise en œuvre est prise en charge par une équipe de professionnels de l'industrie, qui comprennent comment marier le logiciel avec les processus d’entreprise de votre secteur, la courbe d'apprentissage de votre équipe est grandement réduite alors que l'adoption et l'utilisation du système au sein de votre organisation est maximisée.

6- La formation et le support après la phase d'implantation

L'adoption d'une nouvelle technologie prend du temps et la courbe d'apprentissage pour utiliser une plateforme de gestion d'entreprise à son plein potentiel s'étend bien au-delà de l'intégration initiale.

Recherchez un partenaire qui a un intérêt direct dans votre réussite et qui continuera de soutenir votre entreprise dans l’utilisation de leur solution, au-delà de la vente et de la mise en œuvre. Certains fournisseurs offrent une garantie de satisfaction de 3 mois, ce qui les oblige à s'assurer de votre succès, à défaut de vous perdre comme client.

Lors de l'évaluation de votre futur fournisseur, tenez compte des éléments suivants: 

• Est-ce qu'une formation et un soutien continus sont offerts?
• Est-ce que des équipes de support et de succès client sont disponibles pour vous aider en cas de problème?
• Est-ce que des webinaires, des vidéos, de la documentation en ligne et d'autres ressources sont facilement accessibles aux clients, à quel prix?

Les principaux fournisseurs de logiciels de gestion d'entreprise de service comme Progression Live offriront tout ce qui précède.

7 - Bien évaluer le coût réel du changement technologique

Bien qu'il soit naturel de vouloir minimiser votre investissement, opter pour l'option la moins chère coûte souvent plus cher à long terme. Les logiciels moins chers n'ont parfois pas les fonctionnalités stratégiques essentielles pour maximiser vos résultats ou suivre votre évolution. Trop souvent, les fournisseurs de solutions de gestion d’entreprise de services les moins chères finissent par facturer des frais supplémentaires pour des services généralement inclus avec des options plus haut de gamme. À cela, il faut ajouter les coûts en perte de temps récurrentes (salaire supplémentaire) que gestion de ces manquements peuvent occasionner. 

Quelques questions à considérer

• Qu'est-ce qui est inclus dans les frais mensuels de base?
• Quelles fonctionnalités / services / intégrations sont en option (frais unique ou frais récurrents)?
• Y a-t-il des coûts supplémentaires de matériel ou d'abonnement (par exemple forfaits de données cellulaires) à prendre en compte?
• Est-ce que les mises à niveau fréquentes? Et les nouvelles versions sont-elles incluses, ou faudra-t-il prévoir d'autres frais à moyen terme?
• Quels seront les coût pour former chaque nouvel employé?
• Est-ce qu'il y aura des frais de la part d'autres fournisseurs et/ou partenaire pour qu'ils s'intègrent au nouveau système?

Vous connaissez maintenant tous les critères et questions à poser à vos fournisseurs lors de la sélection d’une solution de gestion d’entreprise de service.

Et vous, quels sont les critères que vous considérez essentiels dans le choix d'un nouvel outil numérique?