Comment assigner des appels de service en deux fois moins de temps
Notre solution ProgressionLIVE offre un mode Planification efficace qui permet au répartiteur d’attribuer des tâches à des employés en temps réel. Toutefois, nous avons constaté que ce dernier est peu connu et sous-utilisé par nos utilisateurs. Ainsi, à la demande générale, nous avons offert un webinaire sur ce mode, afin d’expliquer son fonctionnement, son utilité et ses avantages. Ce webinaire d’une durée de 30 minutes fut présenté le 26 janvier dernier par notre formateur Fabrice Maynard et diffusé en simultané sur Facebook Live.
Sous un système de « drag and drop » (glissez-déposez), l’utilisateur peut assigner des appels de service, des suivis de maintenance et toute autre tâche précédemment créée aux employés disponibles sur le terrain. Il est donc utile pour planifier les journées en fonction des tâches prioritaires, des tâches récurrentes et des tâches journalières. Vous réaliserez donc une économie de temps, alors que le mode Planification permet d’assigner une tâche en moins de 10 secondes. Découvrons maintenant comment assigner des appels de service en deux fois moins de temps.
Utilisation du mode planification
À partir de l’onglet « Tâches », en mode « Planification », il est possible de visualiser les tâches à planifier dans la rubrique « Tâches à Planifier » et les ressources humaines disponibles dans la rubrique Planification. Puis, afin de planifier une tâche, il suffit de déplacer la tâche dans l’horaire en glissant et déposant cette dernière à l’heure désirée. Ensuite, il est possible de changer l’étendue horaire d’une tâche en sélectionnant la bordure droite de la tâche et la glissant horizontalement pour en définir la durée exacte. Ainsi, dans le cas où il y aurait plusieurs tâches planifiées, il est possible de construire un horaire complet, par jour, par semaine, voire par mois, tout en visualisant le statut des tâches.
De plus, il est également possible de créer une tâche directement sur l’horaire en sélectionnant et glissant un intervalle dans l’horaire. Par exemple, en cliquant sur la bordure de 8 h et en glissant jusqu’à 12 h, il est possible de créer une tâche d’une durée de 4 heures. Ainsi, en relâchant la souris, une fenêtre s’ouvre afin de renseigner le logiciel sur les détails de la tâche à créer. Puis, en cliquant sur « Enregistrer », la tâche est créée et assignée à la ressource humaine où le glissement a eu lieu. Il est ensuite possible de l’assigner à une autre ressource humaine, de la déplacer à une autre horaire ou de la supprimer.
Finalement, cet outil simple et efficace permet de construire des routes et des horaires flexibles en fonction d’une multitude de critères. La charge de travail d’un répartiteur est alors beaucoup moins exigeante que de passer du temps au téléphone ou de gaspiller du papier pour faire des horaires rentables et réalistes. Pour un tutoriel complet, visitez cette documentation et pour voir ou revoir notre webinaire gratuit, cliquez ici.
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