Étapes de facturation

Allez dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses --> Programmes- -> Liste de facturation

1. Sélectionnez le type de facturation. Par défaut, tous les types sont sélectionnés et c'est ce qui est normalement utilisé.
2. Sélectionnez les dates pour lesquelles vous voulez vérifier la facturation. Par défaut, il n'y a pas de date dans la Date de (ce qui devrait toujours être le cas) et la date de fin est la date du jour. Normalement, cette dernière devrait être modifiée pour la date de fin de période de facturation.
3. Par défaut, aucun no. de client n'est indiqué, ce qui signifie que la liste est pour tous les clients. Si vous désirez vérifier un seul client ou un ensemble de clients, indiquez-le dans les cases appropriées.
4. Indiquez le code de facturation (séquence de facturation) pour laquelle vous désirez une liste. Si vous désirez la liste pour tous les clients, cliquez sur la case "Complet".
5. Cliquez sur OK pour imprimer la liste.

Note: Si vous trouvez des erreurs dans la liste, vous pouvez modifier les appels et réimprimer la liste par la suite.

Étape 2 - Processus de génération de factures

Allez dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses --> Programmes --> Processus de génération de facture

Note: Le processus de génération des factures se fait en 2 étapes, soit la préparation des factures et la mise à jour de recevables. Si un problème arrive lors de la préparation des factures, on peut cliquer sur l'option "Annulation du processus" et recommencer.

1. Sélectionnez d'abord l'option de préparation des factures.
2. Sélectionnez le type de facturation. Par défaut, le programme sélectionne seulement la facturation standard. Sélectionnez la facture par appel pour les clients qui sont activés avec l'option d'un appel égal à une facture. Sélectionnez la facturation par client regroupé pour les clients dont l'option a été activée dans la gestion des clients.

Note: Pour les 2 prochaines sélections, ATTENTION, les dates demandées ne sont pas la même chose que la liste de facturation.

3. Entrez la date de fin de période pour laquelle vous voulez facturer les clients. Par exemple, pour la facturation du mois d'octobre, vous devriez entrer le 31-10-2015.

4. Entrez la date de la facture. Cette date doit être supérieure à la date de sélection.

5. Par défaut, ces cases sont à blanc pour indiquer que l'on veut facturer tous les clients. Sinon indiquez la séquence de clients à facturer.

6. Indiquez le code de facturation (séquence de facturation) pour laquelle vous désirez  la liste. Si vous désirez la liste pour tous les clients, cliquez sur la case "Complet".

7. Cliquez sur le crochet pour début l'étape 1 du processus de facturation.

Une fois cette étape complétée, vous pourrez visionner le montant des factures créées.

Pour compléter le processus de facturation, la dernière étape est de cliquer sur l'option de Mise à jour des recevables et sur le crochet.

Une fois cette dernière étape complétée, les factures seront créées et disponibles pour impression.

Étape 3 - Impression des factures

Allez dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses -->Programmes --> Impression des factures

Cette étape peut être effectuée après le processus de génération des factures. Vous pouvez imprimer les factures pour les sept (7) dernières années.

1. Par défaut, l'impression des factures est sélectionnée par utilisateur. Si vous désirez voir les factures créées par un autre utilisateur, vous pouvez l'indiquer ou cliquer sur le X pour voir les factures de tous les utilisateurs.

Il existe trois (3) méthodes pour sélectionner les factures, soit de sélectionner manuellement une facture, de sélectionner toutes les factures d'un client ou de sélectionner une date de facturation. Cette dernière méthode est la plus utilisée pour ne pas oublier de factures.

2. Si vous désirez imprimer une suite de facture précise, indiquez-le dans ces champs.

3. Si vous désirez imprimer toutes les factures d'un client, indiquez-le.

4. Cliquez sur le bouton de droite pour sélectionner la date de facturation désirée.

5. Sélectionnez le mode d'envoi (d'impression) désiré.

Si vous sélectionnez l'option d'envoyer toutes les factures à l'imprimante, toutes les factures (incluant celles envoyées par courriel) seront imprimés selon la sélection.

Si vous sélectionnez l'option de traiter les factures à envoyer par courriel, seuls les clients cochés avec l'option d'envoi des factures par courriels seront sélectionnés. Vous pouvez également modifier la section de droite pour le contenu du message à envoyer avec la facture.

Si vous sélectionnez l'option de traiter les factures à envoyer par la poste, seuls les factures des clients avec cette option seront imprimées.

6. Sélectionnez le type de facturation à envoyer. Par défaut, le programme sélectionne la facturation standard. Si vous avez créé des factures par appels ou des factures regroupées, vos devrez sélectionner également ces options pour produire les factures.

7. Options d'impressions. Vous pouvez sélectionner certaines options pour l'impression des factures. Par défaut, le mode normal est coché.

8. Cliquez sur le bouton pour produire les factures.