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      Gestion - Automatisation

      Les Automatisations vous permettent de configurer des automatismes, comme l'envoi de courriel sur changement d'état ou bien l'ajout de produits par défaut à la création d'une nouvelle tâche.


      Catalogue d'automatisations

      Chaque automatisation doit avoir un nom unique.

      Pour bien organiser vos automatisations, nommez-les avec le préfixe du type de la tâche concerné au début du nom. De cette façon, quand ils sont triés par ordre alphabétique, les automatisations pour le même type de tâche seront groupées ensemble.

      Ex. : Pour les appels de service (AS) :

      AS - Envoi de bon de travail
      AS - Envoi de facture
      AS - SMS en route

      Envoi de courriel automatisé

      Voici quelques idées d'envoi de courriel automatisé qui peut être configuré :

      - 24 heures après qu’une tâche soit passée à l'état « Terminée », un courriel est envoyé au client.

      - Une semaine après qu’une soumission soit envoyée, si elle est toujours à l’état «Soumission – Envoyé au client», un nouveau courriel est envoyé au client.

      - 30 jours après l'envoi d'une soumission, si la soumission n'est toujours pas acceptée, envoyer un courriel à la personne responsable comme rappel de fermer la soumission.

      - 48 heures après qu’une tâche soit marquée comme “En attente de validation”, envoyer une notification au responsable pour rappel.

      - Envoyer un courriel 24 heures avant le rendez-vous d’une tâche.

      - Envoyer un courriel 15 minutes avant l’heure de rendez-vous à la ressource humaine assignée à la tâche.

      1. Option de déclenchement :

      • À l'atteinte d'un état spécifique - Quand la tâche atteint un état, un courriel est envoyé.
      • Après un délai défini suite à un changement d'état - Quand la tâche atteint un état, un courriel est envoyé selon le délai configuré.
      • En fonction d'un champ de la tâche - Quand la date indiquée dans le champ est atteinte, un courriel est envoyé selon le délai configuré.

      2. Configuration du déclenchement :

      • Pour l'option À l'atteinte d'un état spécifique - Simplement sélectionner le type de tâche et l'état déclencheur.
      • Pour l'option Après un délai défini suite à un changement d'état - Sélectionner le type de tâche déclencheur et indiquer à partir de quel état commence le calcul de délai. Ensuite on doit indiquer si la tâche peut avoir changé d'état ou bien si la tâche doit encore être à l'état spécifié lors du déclenchement pour que le courriel s’envoie. Finalement, indiquer le délai entre l'atteinte du déclencheur et l'envoi du courriel.
      • Pour l'option En fonction d'un champ de la tâche - Sélectionner le type de tâche déclencheur. Sélectionner le champ de type DATE qui doit être utilisé. Finalement, indiquer le délai d'envoi avant ou après cette date.

      3. Destinataire(s) :

      Il est possible de sélectionner une information provenant de la tâche pour déterminer le destinataire.

      Pour qu'un champ soit disponible dans la configuration, le champ doit être de type EMAIL.

      Il y a quelques destinataires disponibles par défaut.

      Général

      Lieu des travaux - Si un emplacement est précisé dans la tâche, le courriel sera envoyé à l’adresse inscrite dans le champ Courriel de cet emplacement.
      Si aucun emplacement n’est précisé, le courriel sera envoyé à l’adresse inscrite dans le champ Courriel du client lié à la tâche.

      Client - Le courriel est envoyé à l’adresse inscrite dans le champ Courriel du client associé à la tâche qui déclenche l’envoi.

      Emplacement - Le courriel est envoyé à l’adresse inscrite dans le champ Courriel de l’emplacement associé à la tâche qui déclenche l’envoi.

      Ressource humaine

      Courriel [Employé : Détails] - Fait référence au courriel indiqué dans la section détails de la fiche d'une ressource humaine de type Employé. Plus précisément, ce destinataire n'inclut que la ressource humaine assignée à la tâche qui déclenche l'envoi, pas les assistants.

      Employé est le nom du type de ressource humaine par défaut.

      Assistants

      Courriel [Employé : Détails] [Envoyer à tous les assistants de la tâche] - Fait référence au courriel indiqué dans la section détails de la fiche d'une ressource humaine de type Employé. Plus précisément, ce destinataire n'inclut que les assistants, assigné à la tâche qui déclenche l'envoi, pas la ressource humaine assignée.

      Tâche

      Email [Appel de service: Contact] - Fait référence au champ Email d'un groupe de propriétés désactivé par défaut nommé Contact dans la configuration du type de tâche Appel de service.

      4. Message :

      Votre message pour ce courriel. Vous devez remplir le sujet ainsi que le message.

      On peut aussi activer une option pour vous laisser écrire une version anglophone du message.

      5. Options additionnelles :

      Adresse de retour - Adresse de réponse si quelqu'un répond au courriel automatisé.

      Les courriels automatisés sont envoyés par une boite de courriel qui ne reçoit pas de réponse. Sans adresse de retour, personne ne recevra la réponse écrite par le destinataire du courriel.

      Joindre le PDF de la tâche au courriel - Le PDF de la tâche sera joint au courriel lors de l'envoi.

      • Modèle à utiliser pour l'impression - Indique quel modèle d’impression doit être utilisé pour générer le PDF envoyé par cette automatisation. Sauf exception, l’option Par défaut convient dans la majorité des cas.
      • Sauvegarder une copie dans la tâche - Enregistre une copie du PDF dans les pièces jointes de la tâche au moment de l'envoi.
      • Joindre les pièces jointes de la tâche au courriel - Ajoute toutes les pièces jointes de la tâche comme pièces jointes dans le courriel.

      Condition d'envoi - Après avoir ajouté un champ de type BOOLEAN (case à cocher) dans la tâche, on peut indiquer à cette automatisation de se déclencher seulement si cette case est cochée ou non.

      Inclure lien de paiement - Inclus le lien de paiement provenant de notre module de paiement dans le courriel.

      • La plateforme de paiement désirée - L'option 'Favorite' fait référence à la plateforme de paiement qui est marquée d'une étoile au moment de l'envoi.

      Copie d'informations entre tâche et entité

      Voici un exemple où cette automatisation pourrait être utile :

      - Enregistrer une information dans la fiche d'un client qui sera recopiée automatiquement dans toutes les prochaines tâches pour ce client.

      1. Options de déclenchement

      Choisir le type de tâche déclencheur et l'état de déclenchement.

      2. Information à copier

      • Saisie d'entité :
        • Client
        • Emplacement
        • Ressource humaine
        • Tâche
      • Direction du transfert :
        • Copier les valeurs de l'entité choisie vers la tâche - Prend l'information dans l'entité choisie et en fait la copie dans la tâche.
        • Copier les valeurs de la tâche vers l'entité choisie - Prend l'information dans la tâche et en fait la copie dans un champ de l'entité choisie.

      L'entité de type tâche n'a pas la section direction de transfert, parce que la copie se fait d'un champ à l'autre dans la même tâche.

      • Comportement :
        • Toujours copier les données - L'information enregistrée dans le champ de destination sera écrasée par la nouvelle information.
        • Copier les données si elles n’écrasent pas d’information - Les données ne seront copiées seulement que si le champ de destination ne contient pas d'informations.
      • Champs à copier - Indique le ou les champs sources ainsi que leurs champs de destination pour la copie d'information.

      Envoi de SMS automatisé

      Voici quelques idées d'envoi de SMS automatisé qui peut être configuré :

      - Votre client annule la visite, vous devez donc annuler la tâche, mais votre employé est déjà en route. En annulant la tâche, un SMS est aussi envoyé à la ressource humaine assignée pour l'informé en plus de la notification Progression qu'une tâche a été retirée.

      - Informer votre client que vous êtes en route.

      1. Option de déclenchement :

      • À l'atteinte d'un état spécifique - Quand la tâche atteint un état, un SMS est envoyé.
      • Après un délai défini suite à un changement d'état - Quand la tâche atteint un état, un SMS est envoyé selon le délai configuré.
      • En fonction d'un champ de la tâche - Quand la date indiquée dans le champ est atteinte, un SMS est envoyé selon le délai configuré.

      2. Configuration du déclenchement :

      • Pour l'option À l'atteinte d'un état spécifique - Simplement sélectionner le type de tâche et l'état de déclenchement.
      • Pour l'option Après un délai défini suite à un changement d'état - Sélectionner le type de tâche déclencheur et indiquer à quel état commence le calcul du délai.
        Ensuite, indiquer si la tâche peut avoir changé d'état ou bien si la tâche doit encore être à l'état spécifié lors du déclenchement pour que le SMS s’envoie.
        Finalement, indiquer le délai entre l'atteinte du déclencheur et l'envoi du SMS .
      • Pour l'option En fonction d'un champ de la tâche - Sélectionner le type de tâche déclencheur. Ensuite, sélectionner le champ de type DATE qui doit être utilisé.
        Finalement, indiquer le délai d'envoi avant ou après cette date.

      3. Destinataire(s) :

      Il est possible de sélectionner une information provenant de la tâche comme destinataire, comme le courriel dans la fiche du client, ou bien le courriel dans la fiche de l'emplacement, ou bien le courriel dans la fiche de la ressource humaine assignée à la tâche.

      Pour qu'un champ personnalisé soit disponible dans la configuration, le champ doit être de type EMAIL.

      Voici quelques choix de destinataires disponible par défaut :

      Général

      Lieu des travaux - Si un emplacement est précisé dans la tâche, le SMS sera envoyé au numéro inscrit dans le champ Téléphone de cet emplacement. Sinon, le SMS sera envoyé au numéro inscrit dans le champ Téléphone du client associé à la tâche qui déclenche l’envoi.

      Client - Envoie le SMS au numéro dans le champ Téléphone du client de la tâche qui déclenche l'envoi.

      Emplacement - Envoie le SMS au numéro dans le champ Téléphone de l'emplacement de la tâche qui déclenche l'envoi.

      Client

      En route (# cell.) [Client: Confirmation] - Fait référence au champ En route (# cell.) qui est dans le groupe de propriétés Confirmation de la fiche client. Ce champ est désactivé par défaut.

      Ressource humaine

      Téléphone (maison/cell.) [Employé : Détails] - Fait référence au numéro de téléphone indiqué dans la section détails de la fiche d'une ressource humaine de type Employé. Plus précisément, ce destinataire n'inclut que la ressource humaine assignée à la tâche qui déclenche l'envoi, pas les assistants.

      Employé est le nom du type de ressource humaine par défaut.

      Assistants

      Téléphone (maison/cell.) [Employé : Détails] [Envoyer à tous les assistants de la tâche] - Fait référence au numéro de téléphone indiqué dans la section détails de la fiche d'une ressource humaine de type Employé. Plus précisément, ce destinataire n'inclut que les assistants assignés à la tâche qui déclenche l'envoi, pas la ressource humaine assignée.

      Tâche

      Téléphone [Appel de service: Contact] - Fait référence au champ Téléphone d'un groupe de propriétés désactivé par défaut nommé Contact dans la configuration du type de tâche Appel de service.

      4. Message :

      Le message pour ce SMS.

      On peut aussi activer une option pour écrire une version anglophone du message.

      Création de tâche sur transition

      Voici quelques idées où cette automatisation peut être utilisée :

      - Permettre à l'employé de créer une soumission à partir de la tâche dans laquelle il travaille actuellement. En changeant d'état pour une nouvelle étape nommée "Création de soumission", une soumission est créée avec certaines informations copiées de la tâche source, comme le client et l'emplacement.

      - Créer une tâche de recommandations à partir d'une tâche en cours.

      1. Configuration du déclenchement : Sélectionner le type de tâche et l'état qui déclenche l'automatisation ainsi que le type de tâche qui sera créée.

      2. Configuration des données à copier : Si l'option Lier la tâche créée avec la tâche originale est active, la tâche créée sera une sous-tâche de la tâche qui a déclenché l'automatisation.

      Les champs qui peuvent être sélectionnés pour la copie doivent être présents dans les deux types de tâche.

      3. État de la tâche créée : Indique à quel état sera la tâche suite à sa création.

      Ajout d'un item à prix fixe

      Voici quelques exemples :

      - Ajouter automatiquement les frais de livraison.

      - Ajouter du temps de main-d'œuvre minimum.

      - Ajouter automatiquement tous les produits qui seront toujours utilisés pour ce type de tâche.

      1. Configuration du déclenchement : Sélectionner le ou les types de tâche qui déclenche cette automatisation.

      2. Configuration des produits à ajouter : Sélectionner quels produits sont ajoutés automatiquement.

      Le nom du produit peut être modifié. Par défaut, ce sera le même nom qui est enregistré dans le produit.

      Il est possible de changer la quantité pour zéro et d'ajuster la quantité dans un deuxième temps.

      Progresser une tâche à la réception d'un paiement

      1. Configuration du déclenchement : Sélectionner le type de tâche et l'état à partir duquel on attend un paiement ainsi que l'état qui sera atteint automatiquement une fois le paiement reçu.

      Ajout d'un item à prix variable (%)

      Voici quelques exemples d'utilisation pour cette automatisation :

      - Calcul automatique du matériel d'atelier (shop supply) basé sur le pourcentage du total de la facture.

      - Calcul automatique de frais de transport basé sur le pourcentage du total de la facture.

      1. Configuration du déclenchement : Sélectionner le ou les types de tâche qui déclenchent cette automatisation.

      2. Configuration de la surcharge : Sélectionner quels produits sont ajoutés automatiquement ainsi que leur valeur en pourcentage, calculé selon le total de la facture.

      Consolidation de facture

      Principalement, cette automatisation est utilisée si vous avez plusieurs tâches pour un client (plusieurs visites, ou bien plusieurs employés avec chacun leur tâche, mais qui sont tous chez le même client) et que vous voulez n'en faire qu'une seule facture, ou bien pour faire une facturation progressive.

      1. Méthode de consolidation :

      • Tâche principale et sous-tâche : La tâche à consolider doit être liée à une tâche principale et doit ensuite être changée d'état. Lorsque la sous-tâche progresse à l'état configuré, les items sont copiés dans sa tâche principale.
      • Client et emplacement : Le client et l’emplacement de la tâche qui déclenchent la consolidation sont utilisés pour trouver les autres tâches ayant la même combinaison de client et d'emplacement.

        En cas d'emplacement absent, seul le client est considéré.
        Les tâches trouvées doivent être à un état précis pour que la consolidation s'applique à eux.

        Les items de ces tâches sont ensuite copiés dans la tâche déclencheuse et la tâche consolidée change d'état pour l'état défini dans la configuration.

        La date de rendez-vous des tâches consolidées doit être AVANT celle de la tâche déclencheuse pour être pris en compte.

      2. Configuration du déclenchement : Sélectionner le type de tâche et l'état qui déclenche la consolidation.

      Il peut être nécessaire d'ajouter de nouveaux états pour un meilleur fonctionnement. Exemple : Les étapes Lancer la consolidation et Consolidé, si vous utilisez la méthode Client et emplacement.

      3. Données à copier : Sélectionner ce qui sera copié dans la tâche de consolidation.

      Il est possible d'inclure une ligne qui affiche le numéro de tâche et la date de rendez-vous de la tâche consolidé pour séparer les articles dans la facture.

      L'options client et emplacement permet également de lier automatiquement la tâche consolidée à la tâche déclencheuse.

      4. Tâches à consolider : (Pour l'option client et emplacement seulement) Sélectionner les types de tâche et l'état pour être pris en considération dans la consolidation ainsi que l'état à atteindre une fois la consolidation effectuée.

      Mes automatisations

      Sous cet onglet, vous trouverez tous les automatisations qui existent dans votre compte.

      À partir d'ici, vous pouvez modifier, dupliquer, activer, désactiver et supprimer chaque automatisation.

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