Facturation - Comment créer des clients regroupés?

1. Créer ou identifier un compte qui recevra les factures

La première étape consiste à déterminer le compte qui recevra les factures. Ce compte peut être un des comptes du client ou vous pouvez créer un compte qui sera seulement créé pour recevoir les factures. Nous vous conseillons la première méthode pour éviter de créer inutilement des comptes.

2. Assigner tous les comptes au compte principal

Cette étape est la plus importante. C'est là que vous devez identifier le compte regroupé (celui qui sera facturé) pour les tous autres comptes.

La première chose importante est de mettre dans le compte regroupé son propre numéro pour indiquer que c'est lui qui est le compte regroupé.

Dans l'exemple ci-dessus, le compte regroupé est le compte 12345. On retrouve donc son numéro dans les 2 cases spécifiées. Il est à noter que l'adresse de facturation sera celle du no. de client regroupé.

Par la suite, il faut mettre le no. de client regroupé dans tous les autres clients qui doivent être facturés sous ce numéro.

Dans l'exemple ci-dessus, on attribue au client 12346 le compte regroupé 12345. Donc toutes les transactions créées dans le client 12346 seront facturées dans le client 12345. Les informations de facturation (adresse, courriel, paramètres, etc.) seront celles du client 12345. Par contre, les informations de tarification restent celles du client 12346.

Prenez note que vous ne verrez aucune différence lors de la prise d'appel. Si vous faites une recherche d'appel, vous devez continuer à utiliser le numéro de client qui est créé (12346 dans notre exemple). Le numéro de client regroupé apparaîtra en bas à droite sur les écrans de recherche.

3. Étapes de facturations

Pour la facturation, les étapes sont sensiblement les mêmes que pour la facturation normale sauf que le traitement de facturation est indépendant de celui de la facturation normale.

Dans la liste de facturation, il faut cocher la case "Facturation par client regroupé" pour obtenir la liste de facturation des clients regroupés.

Même chose pour le processus de génération des factures, il faut cocher la case "Facturation par client regroupé".

Dans l'impression (ou envoi par courriel) des factures, il faudra faire un traitement pour les factures regroupées, ce qui veut dire que si vous avec des clients avec des factures normales (non regroupées) et des clients avec des factures regroupées, il faudra alors faire 2 traitements.