Exporter des feuilles de temps pour les importer dans Acomba

Il est possible d'exporter les feuilles de temps de vos employés afin de les importer dans votre système comptable Acomba.

Configuration

Exporter des feuilles de temps

Importer les feuilles de temps dans Acomba

Créer des exports personnalisés avec les filtres

Configuration

Pour effectuer un export de feuilles de temps, certains champs doivent être remplis dans la configuration de votre module Feuille de temps et dans les fiches des ressources humaines de votre compte.

Module Feuille de temps

1. Le champ Numéro de la ligne de salaire (101 à 199), qui se trouve dans la Configuration du module Feuille de temps de votre compte ProgressionLIVE, aura été rempli par votre chargé de projets ProgressionLIVE.

Vous pouvez visualiser les différents numéros de salaires de votre compte Acomba dans la section Paie(Saisie), Configuration puis Salaires. Le champ Numéro de la ligne de salaire (101-199) dans ProgressionLIVE ne supporte qu'un seul numéro. 

Si votre utilisateur a accès à l'écran Configuration dans ProgressionLIVE, vous pouvez le configurer vous-même sans l'aide d'un chargé de projets. Cette section n'est pas accessible dans certains comptes, car elle contient plusieurs paramètres qui ne doivent pas être modifiés.

1. Accédez à l'écran Configuration puis à la section Feuille de temps.

2. Sélectionnez le système Acomba.

3. Remplissez le champ Numéro de la ligne de salaire (101 à 199). 

4. Enregistrez la configuration.

Fiche de ressource humaine

1. Accédez à l'écran Gestion puis à la section Ressources humaines.

2. Ouvrez la fiche d'une ressource humaine puis cliquez sur l'onglet Feuille de temps.

3. Remplissez les deux champs Numéro de l'employé et Fonction de l'employé (numéro).

• Cette information se trouve dans Acomba :  onglet Paie(Saisie), Consultation.
  Ex. pour Louis Proulx, le numéro d'employé est LProulx et le numéro de fonction, 1.
  

4. Enregistrer la fiche.

Attention : Il n'est pas possible d'exporter les feuilles de temps des ressources humaines dont la fiche est incomplète. Vous devrez donc remplir la fiche de chacune des ressources humaines de votre compte. 

 

Exporter des feuilles de temps

1. Accédez à l'écran Feuille de temps.

2. Sélectionnez la date et la période (1 jour, 1 semaine, 2 semaines, 1 mois) que vous souhaitez exporter.

3. Cliquez sur le bouton Exporter la période vers Acomba.

4. Une fenêtre avec les données à exporter sera affichée. 

• L'icône verte indique que les données de la ressource humaine sont prêtes à être exportées.

• L'icône jaune indique que la fiche de la ressource humaine est incomplète ou que certaines entrées de temps n'ont pas de fin.

Vous pouvez placer votre curseur sur l'icône jaune pour les détails du problème à régler avant d'exporter la période.

• Message si des champs sont à remplir dans la fiche de la ressource humaine. Vous devrez donc annuler l'export, remplir la fiche de la ressource humaines et exporter.

• Message si une ou des entrées de temps n'ont pas de fin. Le message indique la date et l'heure de début des entrées incomplètes. Vous devrez donc annuler l'export et ajouter une fin à ces entrées de temps (ou les supprimer s'il s'agit d'erreurs) puis exporter.

5. Cliquez Exporter.

• Si vos données sont toutes prêtes à être exportées, un fichier .adx sera téléchargé sur votre poste de travail.
• S'il y avait des données incomplètes, un message d'avertissement apparaîtra. Vous aurez alors le choix de poursuivre l'export sans les données incomplètes.

Il est maintenant possible d'importer ce fichier .adx dans votre compte Acomba.

 

Importer les feuilles de temps dans Acomba.

1. Cliquez sur le menu Saisie, Utilitaire puis Importation de données.

2. Cochez Échange de données comptables.

Dans l'onglet Paie, cochez Feuille de temps.

3. Cliquez sur Importer.

4. Sélectionnez le fichier .adx précédemment exporté de ProgressionLIVE.

5. Les messages suivants apparaîtront. 

Nous répondons oui à cette question, mais c'est à votre choix.

Nous répondons non à cette question, pour conserver le fichier, mais c'est à votre choix.

 

L'importation de feuilles de temps a été effectuée!

 

Vous pouvez consulter l'entrée des données dans la section Paie (Saisie), puis Feuilles de temps et cliquer sur le nom de la ressource humaine pour consulter ses entrées de temps.

 

Créer des exports personnalisés avec les filtres

L'exportation tient compte des filtres appliqués dans l'interface Feuille de temps.

Ainsi, vous pouvez créer différents filtres pour personnaliser vos exports de feuilles de temps. Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui affiche seulement les entrées de temps approuvées ou seulement les entrées de temps liées à une tâche. 

Voici comment créer et appliquer un filtre.

1. Dans l'écran Feuille de temps, cliquez sur Aucun filtre puis sur Nouveau.

2. Sélectionnez la valeur que vous voulez filtrer (ex. les entrées de temps liées à une tâche) puis cliquez sur Enregistrer.

3. Nommez votre filtre puis cliquez sur Enregistrer.

4. Votre filtre est maintenant enregistré et appliqué à votre calendrier.

Vous pouvez fermer la fenêtre.

Votre filtre fait maintenant partie de vos filtres personnalisés.

Vous pouvez le modifier ou le supprimer lorsqu'il est appliqué au calendrier.