Les produits qui sont synchronisés par le compte Amaro ont un code et un coût dans l’encadré Amaro. Le code représente le code de produit Amaro et le coût représente le coût du produit pour l’agent.
Le type de produit est Amaro.
Ces produits sont les seuls qui sont tenus en compte lorsque la refacturation est traitée.
Une fois le produit créé dans votre compte, vous pouvez changer son nom, sa description, son code et son prix par défaut.
Le prix par défaut est utilisé comme prix général. On gère les prix pour les clients soutiens ou les clients corporatifs dans les listes de prix.

Clients/Emplacements

Pour consulter les fiches de clients et d’emplacements suivre les étapes suivantes.

Cliquez sur l’onglet Gestion.
Sélectionnez l’entité que vous souhaitez consulter, Clients ou Emplacements.
Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche.

1. Client Corporatif

Un client corporatif est un client qui représente une bannière qui a une entente avec Amaro. Le client représente donc le siège social.

Exemple: la bannière Couche-Tard

Les clients corporatifs sont synchronisés par le compte d’Amaro.

Les liste de prix pris sont aussi synchronisées par Amaro.

Vous ne devriez pas créer de client corporatif à partir de votre compte. Si vous le faites, le système ne pourra pas envoyer les informations à Amaro.

1.2. Site d’expédition

Un site d’expédition est un emplacement d’une bannière d’un client corporatif.

Exemple: le IGA sur la rue Jean XXIII à Trois-Rivières

Case à cocher si le client paie argent comptant
Informations par rapport au soutien en pourcentage pour ce client. Nous devrions trouver des informations soit sur cette ligne soit sur la ligne du point 3, mais pas les deux.
Informations par rapport au bénéfice garanti sur les 18L.
Informations sur le prix d’alimentation de l’agent et celui du distributeur.
L’encadré exception de produit représente les produits qui n’adhèrent pas au même pourcentage de soutien ou encore ont un bénéfice garanti.
Dans l’encadré «Info de connexion», on retrouve à quel agent et à quel distributeur appartient ce site d’expédition.

2. Client Soutien

Un client soutien est un client qui reçoit un soutien de la part d’Amaro sur les ventes faites à cet endroit.

Informations par rapport au soutien en pourcentage pour ce client. Nous devrions trouver des informations soit sur cette ligne soit sur la ligne du point 2, mais pas les deux.
Informations par rapport au bénéfice garanti sur les 18L.
Informations sur le prix d’alimentation de l’agent et celui du distributeur.
Case à cocher si le client paie argent comptant.
L’encadré exception de produit représente les produits qui n’adhèrent pas aux mêmes pourcentages de soutien ou encore s’ils ont un bénéfice garanti.
Dans l’encadré «Info de connexion», on retrouve à quel agent et à quel distributeur appartient ce site d’expédition.

3. Client Facturable

Un client facturable est un client «normal», c’est à dire que le l’agent vend à ce client sans aucune condition particulière encadré par Amaro.

Livraison

Une livraison est représentée dans ProgressionLIVE par une tâche de type Livraison. Dans cette tâche, nous ajouterons le client facturable et les produits livrés. Une fois la livraison faite, ProgressionLIVE générera un PDF de facture pour envoyer au client.

1. Web

1.1. Onglet général

Le type de la tâche donne une idée générale de la tâche à accomplir.

Deux types de tâches sont disponibles de base pour un agent :
- Livraison
- Refacturation

1. Dans ce menu vous pouvez changer l’état de la tâche.
Voici la liste des états disponibles de base:

Brouillon : la tâche est créée, mais n’est pas encore planifiée
Brouillon - Assigné : la tâche est planifiée, mais pas encore confirmée
Envoyé : la tâche est envoyée sur l’appareil mobile pour être exécutée par une ressource humaine
Livré : la tâche a été complétée
Annulé : la tâche est annulée et donc ne sera pas faite

2. Le champ ressource humaine représente la personne à qui cette tâche est assignée. Il se pourrait que la ressource humaine soit un employé ou un distributeur.

3. Dans le champ description, on écrit des informations supplémentaires sur cette tâche pour la ressource humaine.

4. Le client dans la tâche représente le client facturable.

5. L’emplacement est l’endroit de la livraison. Si le client facturable est aussi l’endroit de livraison, il n’y aura pas d’emplacement.

6. Les informations générales sont remplies par le livreur au moment de la livraison. Il peut y mettre des notes pour les prochaines livraisons et une méthode de paiement.

1.2. Onglet Facture

Dans l’onglet facture, on peut ajouter des items à facturer ou livrer lorsqu’on pèse sur le bouton Ajouter.
Une fenêtre s'ouvre. La première ligne est pour chercher un produit existant dans la base de données de ProgressionLIVE de votre compte.
Le champ quantité permet de modifier la quantité du produit qu’on souhaite ajouter.
Le nom permet de changer le nom pour qu’il apparaisse différemment sur la facture du client.
Le prix représente toujours le prix unitaire de chacun des produits et non le prix total.
Les taxes qui sont prises en compte pour cette tâche.
Si le client a une liste de prix affectée, elle sera copiée ici. Vous pouvez changer la liste de prix pour chacune des tâches que vous faites.
Le sous-total et les taxes sont calculés automatiquement.

1.3. Aperçu PDF

En cliquant sur le bouton Imprimer ou Télécharger PDF vous pourrez avoir un aperçu de la facture qui est générée par ProgressionLIVE.

Le logo et l’adresse seront modifiés pour refléter vos informations.

2. Appareil mobile

Accès à la liste de tâches.
Tâches complétées
Les tâches qui ont été complétées dans les dernières 24h.
Accès à la feuille de temps
(requiert un accès au module supplémentaire Feuille de temps)

2.1. Liste de tâches

Type de la tâche
État de la tâche, cette information est aussi représentée par la couleur de la tâche
Date de rendez-vous de la tâche
Client de la tâche avec son adresse
Endroit de livraison, ouvre l’application de GPS par défaut du téléphone (Google Maps, Apple Plans, etc.)
Numéro de code de la tâche
Création d’une nouvelle tâche

Cliquez sur une tâche permet d’ouvrir la fiche de la tâche et d'avoir accès à plus d’informations.

2.2. Écran de tâche

Numéro de code de la tâche
Le bouton sert à changer l'état de la tâche
Type de la tâche
Date du rendez-vous
Ouvre l’application de GPS par défaut du téléphone, pour montrer où la livraison doit être fait (Google Maps, Apple Plans, etc.)
Information sur l’emplacement (l’endroit de livraison, si différente du client facturé)
Modifier les informations de la tâche
Ouvre la caméra pour prendre des photos
Ouvre la liste des items de la tâche
Ouvre la feuille de temps reliée à la tâche
(requiert un accès au module supplémentaire Feuille de temps)

2.3. Création/Modification de tâche

Il est possible de modifier tous les champs d’une tâche. Il est important de noter que pour ajouter des items à la tâche à partir d’un appareil mobile, il faut que la tâche soit créée.

2.4. Ajouter des items

2.4.1. Écran de facture

Quantité confirmée / Quantité initiale
Noms de l’item
Prix de l’item
Sous-total de la facture
Ajout d’item à la facture
Sauvegarder la facture

2.4.2. Écran d’ajout d’items à la facture

Barre de recherche sur les produits existants dans la base de données
Catégories de produits
Code de produit - Nom du produit avec son prix unitaire.
Ajouter un item non lié à un produit

Pour vendre des items qui ne font pas nécessairement partie du roulement normal
Cette option d'ajout peut être désactivée si demandé.

2.5. Aperçu PDF

Cliquez sur les 3 points en haut à droite de l’écran.

Aperçu pour l’impression : ouvre un aperçu du PDF (facture).
Pièces jointes : ouvre un écran supplémentaire pour ajouter et consulter les pièces jointes attachées à la tâche.

Refacturation

1. Création de la tâche

Dans la section Dates de refacturation, on vient écrire un intervalle de temps pour déterminer les tâches livraisons à prendre en compte par la refacturation. Le système prend en compte les tâches livraisons qui ont été terminées entre ces dates.

Exemple: une livraison terminée le 14 juillet 2020 serait incluse dans la refacturation représentée ci-haut. Une livraison terminée le 15 juillet à 7h00 ne serait pas incluse.

On choisit si on veut calculer le soutien en pourcentage ou le bénéfice garanti (point 3). Les informations entrées viennent indiquer au système pour quelles livraisons nous allons calculer le soutien. Le système se base sur ces chiffres pour trouver quels clients doivent être pris en compte.
On choisit si on veut calculer le soutien en pourcentage (point 2) ou le bénéfice garanti. Les informations entrées viennent indiquer au système pour quelles livraisons nous allons calculer le bénéfice garanti. Le système se base sur ces chiffres pour trouver quels clients doivent être pris en compte.
(facultatif) On entre ici le distributeur pour si on veut calculer le rapport pour un distributeur.
(facultatif) En cochant cette case, on indique qu’on souhaite prendre en compte les clients qui payent argent comptant seulement.
Une fois les informations des 5 premières étapes remplies, on change l’état de la tâche pour Traitement du rapport.
Dans la boîte de texte Registre, on verrait s’il y avait un message d’erreur lors du traitement. Voir la section Messages d’erreurs pour plus d’information
Nous voyons les résultats de soutien en pourcentage dans ces champs, autant pour l’agent que pour le distributeur.
Nous voyons les résultats de bénéfices garantis dans ces champs, autant pour l’agent que pour le distributeur.
Avec le bouton Sous-tâches vous aurez accès à toutes les tâches de type Livraison prises en compte par le rapport.

2. Vérifications de la refacturation

2.1. Sous-tâches

Vérifiez que les tâches qui sont en sous-tâches (point 10) sont les tâches que vous souhaitez cibler pour cette refacturation.

2.2. Résultats

Vérifiez les résultats (point 8 et 9)

2.3. Pièces jointes

Dans l’onglet Pièces jointes, 2 rapports PDF sont créés, un contenant les informations pour l’agent et un contenant seulement les informations du distributeur.
- Notes: attention il faut avoir choisi un distributeur pour que le rapport distributeur soit créé.
Télécharger les rapports pour vérifier les chiffres qui ont été calculés par le système.

3. Envoi des informations à Amaro

Pour envoyer les informations à Amaro, on progresse la tâche refacturation à l’état Transfert du rapport à AMARO.
À chaque 15 minutes, les tâches qui sont à l’état Transfert du rapport à AMARO sont synchronisées (XX:00, XX:15, XX:30, XX:45) et progressées à l’état Transfert Amaro Réussi ou Transfert Amaro Échoué. L’état Transfert Amaro Échoué indique qu’une erreur s’est produite durant le transfert.

Distributeur