Configuration du module QuickBooks Online (QBO)

Ce document explique comment configurer le module QuickBooks Online avec ProgressionLIVE.

Connexion

• Sandbox (test) : À cocher seulement pour les tests internes. Ne s'adresse pas aux clients.

Général

• Courriel(s) pour l'envoi d'alerte en cas d'erreurs : Inscrivez la ou les adresses courriels auxquelles doit être envoyé un message en cas d'erreurs, par exemple lors d'une erreur de synchronisation planifiée.

Options de création de factures/commandes

• Type de tâche à créer : Sélectionnez le type de tâches à créer dans QBO lors d'un transfert de tâche ProgressionLIVE.
• *Étape (id) déclenchant la facturation (obligatoire):  Indiquez l'état (le id) qui doit déclencher la facturation (ex. 700 - Transférer au système comptable).
• Étape (id) après la création réussie de la facture : Indiquez l'état (le id) auquel la tâche sera progressée une fois la création de facture réussie dans QBO. (ex. 750 - Facturée)
• Étape (id) en cas d'erreur de facturation : Indiquez l'état (le id) auquel la tâche sera progressée lorsque la création de facture dans QBO échoue (ex. éléments manquants dans la tâche). (ex. 760 - Erreur de transfert).
• Type de tâche déclenchant la facturation : Choisissez le type de tâche facturable et donc à transférer dans QBO.
• Envoyer facture par courriel automatiquement : Si cette option est cochée, on envoie la facture automatiquement lorsque la facture est créée dans QBO.
• Envoyer facture par courriel automatiquement selon propriété : Si la propriété dynamique de type booléen sélectionnée ici est cochée dans la tâche, on envoie la facture automatiquement au moment où on crée la facture dans QBO, si elle n'est pas cochée, on ne l'envoie pas.
• Permettre le paiement par carte de crédit : Sert à indiquer la permission de paiement par carte de crédit dans la facture QBO.
• Permettre le paiement par carte de crédit selon propriété : Si la propriété dynamique de type booléen sélectionnée ici est cochée dans la tâche, on permet le paiement par carte de crédit dans QBO.
• Créer client manquant dans QuickBooks Online : Cochez cette option pour que le client de votre tâche ProgressionLIVE soit créé dans QBO lors du transfert de la tâche, s'il n'existe pas dans QBO (car il a été créé dans ProgressionLIVE).
• Modèle de numéro de facture (laisser vide si généré par QBO) : Utilisez ce champ si les numéros de facture doivent être gérés de façon personnalisée. Nécessite le travail d'un programmeur. 
• Courriel pour la facturation : Sélectionnez le courriel auquel sera envoyé la facture de la tâche.
• Date à utiliser sur la facture (obligatoire): Sélectionnez le champ date qui sera utilisé pour déterminer la date de facturation (de transaction). 
• Date due à utiliser sur la facture: Sélectionnez le champ date qui sera utilisé pour déterminer la date due sur la facture.
• Date d'expédition à utiliser sur la facture : Sélectionnez le champ date qui sera utilisé pour déterminer la date d'expédition sur la facture.
• Lieu : Sélectionnez une propriété dynamique de type entité servant à enregistrer la valeur du champ Lieu. Synchronisé avec les Configurations.
• Terme de vente : Sélectionnez une propriété dynamique de type entité servant à enregistrer la valeur Terme de ventes. Synchronisé avec les Configurations.
• Message affiché sur la facture : Rédigez le message que vous voulez afficher sur la facture. Il est possible de mettre du code dans cette section, nécessite le travail d'un programmeur.
• Message affiché sur le relevé : Rédigez le message que vous voulez afficher sur la facture. Il est possible de mettre du code dans cette section, nécessite le travail d'un programmeur.
• Inscription de # de facture dans le champs: Sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez copier le numéro de facture. 

Champs personnalisés de QBO :

Sélectionnez les champs que vous remplirez dans ProgressionLIVE pour envoyer de l'information dans les champs personnalisés de QBO.

Important : ProgressionLIVE supporte seulement les 3 premiers champs personnalisés dans QBO.

• Champs #1 : Sélectionnez un champ.
• Champ #2 : Sélectionnez un champ.
• Champ #3 : Sélectionnez un champ.

Options de synchronisation des produits

• Type de produit : Sélectionnez le type de produit à attribuer aux produits provenant de QBO.
• Type de produit Quickbooks : Sélectionnez la propriété dynamique qui indique la valeur type de produit provenant de Quickbooks Online.
• ⚠️Coût d'achat: Ne sert plus. Ne pas utiliser.
• Quantité en Stock: S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique sélectionnée. 
• Quantité en commande: S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique sélectionnée. 
• Quantité sur bons de commande: S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique sélectionnée. 

Option de synchronisation des clients

• Type de client (obligatoire) : Sélectionnez le type dans ProgressionLIVE, client ou fournisseur pour les clients synchronisés de QBO.
  • Le client est la personne/compagnie qui doit vous payer des services ou matériaux que vous lui avez fournis.
• Nom de la compagnie: S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique sélectionnée. 
• Notes: S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique sélectionnée. 
• Terme de vente : S'il y a une valeur dans ce champ dans QBO, on la met dans la propriété dynamique de type entité sélectionnée. Il faut avoir synchronisé les Client ou la Configuration avant de sélectionner ce champ.

Options de synchronisation des fournisseurs

Le fournisseur est la personne/compagnie à qui vous devez payer des services ou des matériaux.

• Type de clients : Sélectionnez le type dans ProgressionLIVE, client ou fournisseur pour les fournisseurs synchronisés de QBO.

Options de création de factures à payer

Si le client est fournisseur, on crée une dépense fournisseur (bill).

• Date à utiliser sur la facture à payer : Date de facturation pour la dépense fournisseur.
• Date due à utiliser sur la facture : Date à laquelle il faut payer la dépense fournisseur.
• Modèle groovy pour le champ No de facture : Champ utilisé pour le numéro de facture. Nécessite un programmeur.
• Mémo : On peut choisir une propriété dynamique à remplir pour afficher une information dans le champ Mémo de la dépense fournisseur.

Option de synchronisation des devis:

• Numéro de PO : ⚠️Ne fonctionne pas. Ne pas se servir de ce champ.

Synchronisation automatique

• Horaire - Synchronisation des clients: Sélectionnez la fréquence de la synchronisation automatique. Exemple : tous les 24 heures.
• Type de synchronisation des clients: Une synchronisation complète synchronisera tous les clients alors qu'une synchronisation rapide mettra seulement à jour les clients modifiés depuis la dernière synchronisation. 
• Horaire - Synchronisation des produits: Sélectionnez la fréquence de la synchronisation automatique. Exemple : tous les 24 heures.
• Type de synchronisation des produits: 
• Une synchronisation complète synchronisera tous les produits alors qu'une synchronisation rapide mettra seulement à jour les produits modifiés depuis la dernière synchronisation.
• Exécuter en tant que: Sélectionnez l'utilisateur lié aux synchronisations automatiques.

Option de synchronisation des classes

Si le suivi des classes est activées dans QBO, il est possible d'aller voir la liste des classes. Il s'agit d'un système de catégorisation dans QBO.

À la synchronisation des classes, ProgressionLIVE crée des entités dynamiques pour enregistrer les classes. 

Dans le type d'item ou de tâche ProgressionLIVE, il doit y avoir une propriété dynamique de type entité. La classe sera enregistrée dans cette propriété-là. C'est l'endroit où on enregistre les valeurs de classe.

• Niveau de synchronisation des classes : Item
• Champs d'item pour la facturation : À configurer.
• Champ de la tâche pour facturation : À configurer.